| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Auftrag Nr. | Die Auftragsnummer wird automatisch fortlaufend vergeben. Neben einem zentralen Nummernkreis können Nummerkreise pro Mitarbeiter definiert werden, um mobil erstellte Aufträge ebenfalls mit Nummern zu versorgen. Die Pflege der Nummernkreise erfolgt in den Mandanteneinstellungen. |
| Betreff | Angabe der durchzuführenden Tätigkeit. Dieses Feld ist ein zentrales Hinweisfeld für die Techniker im Aussendienst und dient in Übersichten von Arbeitsaufträgen zur Orientierung und zur Beurteilung/Einschätzung der durchzuführenden Tätigkeiten. |
| Tätigkeit | Auswahl der auszuführenden Tätigkeit. Dieser Tätigkeitsschlüssel wird bei allen Objekten, die in dem Arbeitsauftrag neu angelegt werden, übernommen. Dieser kann jedoch individuell abgeändert werden. Beispiel: Tätigkeit: Instandhaltung – Der Tätigkeitsschlüssel “Instandhaltung” wird bei der Neuanlage eines Feuerlöschers übernommen. Erfolgt jedoch eine Neulieferung kann dieser Tätigkeitsschlüssel für den Feuerlöscher individuell auf “Neuinstallation” geändert werden. Viele Eingabemasken sind dynamisch und verändern ihr Aussehen in Abhängigkeit vom Tätigkeitsschlüssel. |
| Kunde Nr. | Die Nummer zur eindeutigen Identifikation des Kunden. Die Vergabe der nächsten Kundennummer kann mit Hilfe der Stern-Schaltfläche automatisch vorgenommen werden. |
| Anrede | Die Anrede für den angegebenen Namen (bei Firmen z.B. “Firma”, sonst übliche Anreden). |
| Name | Der Name des Kunden/des Standortes (Firma, evtl. Abteilung / Privatname). |
| Adresse | s.u. Adressen |
| Land | Land der Anschrift des Kunden/des Standortes (Länderschlüssel kann über das Dropdown-Menü ausgewählt werden). |
| PLZ | Postleitzahl der Anschrift des Kunden/des Standortes. |
| Ort | Ort der Anschrift des Kunden/des Standortes. Der Ort wird nach Angabe einer gültigen PLZ automatisch ausgefüllt. |
| Kontaktpers. | Die Kontaktpersonen werden automatisch bei der Neuanlage des Auftrages aus den Stammdaten übernommen. Im Fall des Standortes wird hier der Hauptansprechpartner in die Kopfdaten eingesetzt. Der Techniker erhält im Rahmen des Arbeitsauftrages zusätzlich alle Ansprechpartner zum Standort. Die Verwaltung kann nach Generierung des Arbeitsauftrages auch andere Ansprechpartner vom Standort auswählen. |
| Telefon | Telefonnummer der jeweiligen Kontaktperson. |
| Telefax | Telefaxnummer der jeweiligen Kontaktperson. |
| Email der jeweiligen Kontaktperson. | |
| Bestellung | Bestellnummer des Kunden. |
| vom | Bestelldatum des Kunden. |
| Zahlungsziel | Standard-Zahlungsziel des Kunden. Das Zahlungsziel wird aus dem Kundenstamm übernommen. Der Techniker kann vor Ort das Zahlungsziel des Vorgangs ändern. Dieses kann zum Beispiel notwendig sein, wenn der Kunde direkt vor Ort bar bezahlt hat. |
| Mitarbeiter 1/2/3/4 | Zuständige Mitarbeiter. Besondere Bedeutung trägt hierbei der erste Mitarbeiter. Die Zuordnung des Arbeitsauftrages zum Mobilgerät erfolgt ausschließlich über diesen Mitarbeiter. Die anderen Mitarbeiter sind für die spätere Statistik bzw. Provisionsabrechnung von Bedeutung. |
| Umsatzanteil | Anteil von Mitarbeiter 2-4 am Gesamtumsatz des Auftrages. |
| Bemerkungen Auftrag | Bemerkungen zum Auftrag werden in Arbeitsnachweisen ausgegeben und sind öffentlich. |
| Interne Bemerkungen Auftrag | Interne Bemerkungen dienen für Hinweise, die den Kunden zwar betreffen, aber nicht öffentlich dargestellt werden sollen. |
| Gefährdungsbeurteilung liegt vor | Vermerk ob eine Gefährdungsbeurteilung vorgelegt worden ist oder nicht. |
| Termin | Der Termin kann zwei Bedeutungen haben: Zum einen kann es sich hierbei um eine Frist handeln, bis zu der ein Mitarbeiter diesen Arbeitsauftrag erledigen soll oder es handelt sich um einen fest vereinbarten Termin. Letzteres wird dadurch gekennzeichnet indem die Option “Fixtermin” gesetzt ist. Hierdurch erfolgt auch ein automatischer Eintrag in dem Terminkalender des/der dem Arbeitsauftrag zugeordneten Mitarbeiter. |
| Fixtermin | s. Termin |
| Erledigt | Kennzeichnung, dass dieser Arbeitsauftrag erledigt ist. Im folgenden wird Datum und Uhrzeit an dem der Arbeitsauftrag erledigt worden ist angezeigt. Nachdem der Techniker einen Arbeitsauftrag als erledigt gekennzeichnet hat, verschwindet dieser nach der Synchronisation automatisch von seinem Mobilgerät. Gleichzeitig erhält der Arbeitsauftrag den Status Arbeit erledigt. |
| Status | Auftragsstatus – Es können nicht alle Status manuell gesetzt werden. Manche Status ergeben sich automatisch. So ändert sich zum Beispiel ein Auftrag von angelegt, in den Status auf Ipad kopiert, selber, nachdem er auf das Mobilgerät Synchronisiert wurde. |
| Niederlassung | Das Feld Niederlassung erfolgt nur, sofern Niederlassungen im Mandantenstamm in der Administration gepflegt sind. |
| Klärung | Das Feld Klärung kann vom Mitarbeiter bei Bedarf gesetzt werden. Aufträge im Klärungsmodus können gezielt herausgefiltert werden. In diesem Fall sind entsprechende Aktionen der Verwaltung notwendig bevor der Auftrag weiter bearbeitet werden kann. |
| im Auftrag von | Hier gibt es die Möglichkeit aus den vorhandenen Mandanten einen abgleichenden Mandanten zu bestimmen in dessen Auftrag die Arbeiten abgewickelt worden sind. Als Folge dessen wird bei der Ausgabe von Berichten und Protokollen die Anschrift dieses Unternehmens verwendet und nicht die Anschrift des Unternehmens welches eigentlich den Auftrag angelegt hat. |
| Unternehmensbereich | Das Feld “Unternehmensbereiche” erscheint nur sofern Unternehmensbereiche gepflegt sind. Unter Unternehmensbereichen können auch Abteilungen innerhalb des Unternehmens verstanden werden. Über dieses Feld kann also ein Auftrag einem Unternehmensbereich/Abteilung zugeordnet werden. Es stehen entsprechende Filterkriterien zur Verfügung. Unternehmensbereiche werden in der Administration unter Mandanten gepflegt. |
| Projekt | Mehrere Arbeitsaufträge unter einem Vorgang (Projekt) gebündelt und statistisch auszuwerten. Projekte werden in den Stammdaten gepflegt. Dort kann man alle dem Projekt zugeordneten Arbeitsaufträge, Arbeitszeiten, Verkaufs- und Einkaufsbelege einsehen und statistisch auswerten. |
| Kostenträger | Zuordnung des Kostenträgers. Kostenträger werden in den Stammdaten gepflegt. |
| Besteuerungsart | Bestimmung der anzuwendenden Besteuerungsart für diesen Vorgang. Die Besteuerungsart wird nachfolgend bei der Erstellung von Verkaufsbelegen entsprechend übernommen. Bei der Neuanlage wird zunächst die im Kundenstamm hinterlegte Besteuerungsart übernommen. Diese kann jedoch vorgangsspezifisch geändert werden. |
| PG | Preisgruppe des Kunden. Diese wird aus dem Kundenstamm übernommen und hat an dieser Stelle rein informativen Charakter. Die Preisfindung erfolgt auf Basis dieser Preisgruppe. |
| Lager | Auswahl/ Bestimmung des Lagers welches vorrangig bei Artikelpositionen zugeordnet wird. Das Feld “Lager” erscheint nur bei aktivierter Bestandsführung. Der Lagerort des Artikels kann positionsweise geändert werden. Hier geht es somit nur um die Vorgabe des Lagerortes. |
| Auftrag – Nettosumme | Nettosumme des Auftrages. |
| Auftrag – MwSt. | Der Steuerbetrag aus dem Arbeitsauftrag. |
| Auftrag – Endbetrag | Bruttobetrag des Arbeitsauftrages. |
| Rechnung – Nettosumme | Nettosumme der aus dem Arbeitsauftrag erzeugten Rechnung. |
| Rechnung – MwSt. | Der Steuerbetrag der aus dem Arbeitsauftrag erzeugten Rechnung. |
| Rechnung – Endbetrag | Grundsätzlich lässt sich hier feststellen, inwieweit sich der Rechnungsbetrag vom Auftragsbetrag abweicht. |
| letzte Änderung | Datum und Zeitstempel der letzten Änderung, sowie Angabe des Benutzers der diesen Arbeitsauftrag zuletzt modifiziert hat. |
| letzte Synchronisation | Zeitpunkt der letzten Synchronisation. |
| letzer Sync-Status | Status der letzten Synchronisation. |
| Übernahme in Stammdaten | Zeitpunkt zudem die Daten aus dem Arbeitsauftrag in die Stammdaten überführt worden sind. |
| Rechnung erstellt am | Datum und Uhrzeit an dem der Arbeitsauftrag berechnet wurde. |
| Rechnung Nr. | Angabe von Rechnungsnummer / Datum zum Arbeitsauftrag. |
Adressen
Die Adresse wird bei der Neuanlage eines Arbeitsauftrages aus dem Kundenstamm bzw. Standort übernommen und kann vom Techniker vor Ort geändert werden. Diese Änderung bewirkt jedoch nicht, dass direkt auch die Stammdaten geändert sind. Die Änderung der Stammdaten erfolgt erst über den Button Stammdaten aktualisieren. Von daher besteht die Möglichkeit die Änderung vor Übernahme entsprechend zu kontrollieren und zu bewerten.
Kontakthistorie
Anzeige/Pflege der zu dem Arbeitsauftrag vorhandenen Kontakten zum Kunden. Kontakte rund um den Auftrag finden zum Beispiel bereits bei der Terminvereinbarung statt. Somit kann man in einem Team erkennen, welche Mitarbeiter in Bezug auf diesen Auftrag mit dem Kunden gesprochen haben und wie der Inhalt der Gespräche war. Des Weiteren kann der Mitarbeiter auch entsprechende Kontakte vermerken, wenn er selber versucht hat einen Termin mit dem Kunden zu vereinbaren. Die Kontakthistorie wird jederzeit bei der Synchronisation mit an die Verwaltung übertragen.
Stammdaten aktualisieren
Mit dieser Funktion werden alle für die Stammdaten relevanten Daten aus dem Arbeitsauftrag in den Kunden und den Standort übernommen. Hierzu gehören neben dem Namen, der Anschrift und den Ansprechpartnern auch Daten zu allen, im Auftrag befindlichen, technischen Einheiten. Gleichzeitig werden durch die Stammdatenübertragungen auch entsprechende Termindatensätze für die nächsten Instandhaltungen gesetzt.
Soweit TIVIDs zum Einsatz kamen, erfolgt eine entsprechende Abfrage, ob die Berichte aus diesem Arbeitsauftrag erzeugt und in das Webportal hochgeladen werden sollen.
Verkaufsbeleg erstellen
Ein Arbeitsauftrag kann in jede beliebige Verkaufsbelegart übernommen werden. Als Verkaufsbeleg wird jedoch die Rechnung vorgeschlagen. Gleichzeitig muss die Entscheidung erfolgen ob der Auftrag nach der Erfüllung des Arbeitsauftrages abgeschlossen (gesperrt) werden soll. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit einen bestehenden Verkaufsbeleg um die Positionen des aktuellen Arbeitsauftrages zu erweitern. In diesem Fall muss die entsprechende Option gesetzt und der zu erweiternde Verkaufsbeleg ausgewählt werden (Stichwort “Sammelrechnung”).
Vorkalkulation anlegen
Diese Funktion ist im Moment nur für den Bereich “Abschottungen” realisiert und sollte im Moment auch nur dort verwendet werden. Die Vorgehensweise ist hier wie folgt:
Zunächst wird als Vorbereitung für die Angebotsbestellung eine Aufnahme des Bestandes bzw. eine Aufnahme der auszuführenden Arbeiten durchgeführt. Hierzu wird für jede Abschottung eine Material-/Lohnkalkulation durchgeführt. Die Artikelpositionen aus den jeweiligen Abschottungen werden über die Funktion “Position generieren” auf Ebene des Auftrages summiert und daraus nachfolgend ein Angebot erstellt. Nach Erstellung des Angebotes werden über diese Funktionen die vorhandenen Verkaufsbelegpositionen und auch die Material- und Lohndaten aus den einzelnen Abschottungen in Vorkalkulationstabellen abgespeichert und danach gelöscht. Es besteht sowohl auf Ebene der Abschottungen als auch auf Ebene des Auftrages insgesamt die Möglichkeit auf diese Daten der Vorkalkulation zurückzugreifen. Damit ist nach Abschluss der Arbeiten eine Soll/Ist-Analyse möglich (“Nachkalkulation”).