Mit diesem Modul erfolgt die Übergabe von Ausgangs- und Eingangsrechnungen an die Buchhaltung.
Hierzu selektiert man zunächst die zu übergebenden Belege und generiert hieraus einen Buchungsstapel:
Der Zeitraum grenzt die zu übergebenden Belege auf Basis des Belegdatums ein. Empfehlenswert ist die Übergabe der Belege vom 01.01. des jeweiligen Jahres bis zum Vortag.
Dieses Verfahren hat den Vorteil, dass aktuell noch bearbeitete Belege nicht vorzeitig übergeben werden. Darüber hinaus werden neue Debitoren in der Regel erst am Ende eines Tages durch einen geplanten Prozess angelegt.
Das Programm erzeugt für jeden Buchungsmonat einen Buchungsstapel. Existieren buchungsrelevante Belege ohne Buchungsmonat so erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Bei den betroffenen Belegen muss nun zunächst der Buchungsmonat gepflegt werden. Hierzu wechselt man in den Menüpunkt “Verkaufsbelege”, selektiert den Übergabezeitraum, aktiviert die Option “nur buchungsrelevante Belege” und sortiert das Ergebnis nach Buchungsmonat. Dadurch kann man sehr schnell die zu bearbeitenden Belege ermitteln.
Nachdem der Buchungsstapel erzeugt wurde stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
 |
Anzeige der im Buchungsstapel vorhandenen Buchungen |
 |
Export der Buchungen. Es stehen verschiedene Ausgabeformate zur Verfügung (s.u.) |
 |
Ausdruck der Buchungen des aktuellen Stapels. |
 |
Druckvorschau für das Buchungsjournal. |
Hinweis: Die im Buchungsstapel vorhandenen Belege sind nach der Generierung des Übergabestapels entsprechend markiert. Somit wird eine erneute Übergabe verhindert.
Datenexport
Es stehen verschiedene Ausgabeformate zur Verfügung:
| Format | Beschreibung |
|---|---|
| xlsx | Excel-Format |
| csv | Komma getrennter Text |
| txt | Tabstops getrennter Text |
| xml | Erweiterbare Auszeichnungssprache (englisch Extensible Markup Language) |
Das Standard-Ausgabeverzeichnis kann in den Mandanteneinstellungen konfiguriert werden. Dieses wird dann jeweils automatisch vorgeschlagen. Auf Wunsch kann die Ausgabe auch in ein anderes Verzeichnis erfolgen.
Der Aufbau der Datei ist wie folgt:
| Position | Feld | Bemerkung |
|---|---|---|
| 1 | Belegnummer | |
| 2 | Belegdatum | |
| 3 | Konto Soll | Debitor |
| 4 | Konto Haben | Erlöskonto |
| 5 | Buchungstext | Rechnungsausgang bzw. -korrektur. Der Standard-Buchungstext wird in den Mandanteneinstellungen gepflegt. |
| 6 | Umsatz | Wert inklusive Mehrwertsteuer (brutto). Bei Rechnungskorrekturen ist der Umsatz negativ. |
| 7 | Steuerart | Die Steuerart wird im Sachkontenstamm dem Erlöskonto zugeordnet. |
| 8 | Steuercode | Der Steuercode wird im Sachkontenstamm dem Erlöskonto zugeordnet. |
| 9 | Zahlungskondition | Der Schlüssel für die Zahlungskondition der Buchhaltung wird im Customzing gepflegt. |
| 10 | Fälligkeitsdatum | Datum an dem die Rechnung zur Zahlung fällig ist. Dieses Datum wird automatisch aus Belegdatum und der Anzahl der Nettotage der Zahlungsbedingung errechnet. |
| 11 | Kostenträger | Optional |
| 12 | Kostenstelle | Optional |
| 13 | Mitarbeiter | Der Schlüssel des Mitarbeiters wird in den Mitarbeiter-Stammdaten festgelegt. |
| 14 | Umsatz ohne Vorzeichen | |
| 15 | Soll-/Haben-Kennzeichen | S = Soll, H = Haben |
| 16 | Leistungsdatum | |
| 17 | Datum für Buchungsperiode | Dient bei DATEV zur Bestimmung der Buchungsperiode |
| 18 | Belegnummer offener Posten | Bei Korrektur-Rechnungen wird hier die Belegnummer der Rechnung auf die sich die Korrektur bezieht ausgegeben – ansonsten identisch mit der Belegnummer. |